مهارات إدارة الندوة

من مهارات إدارة الندوة
مهارة التمييز ودعوة الأشخاص المعنيين بالندوة.
مهارة التنظيم ووضع جدول أعمال واضح.
مهارة إدارة الوقت وتحديد الجدول الزمني.
مهارة التخطيط للأفكار الخاصة بالندوة.
مهارة المحاورة الإيجابية الهادفة.
من أهم مهارات إدارة الندوة هي تحديد وتنسيق جيد لدعاوي الحاضرين الذييكونوا حاجة ماسة لحضورالندوة، أو التفكير في دعوة كل شخص له رغبة في الاستفادة من الندوة، من أفضل أن يكون الحضور أختياري، فمثلاً يمكن أختيار دعوة أصحب أكبر الحصص في الشركة أو من لهم حق النقض وحق أتخاذ القرارت، وبالنسبة لمن هم أقل أهمية لقرارات هذه الندوة يمكن مشاركة أفكارها من خلال الهاتف، ومن هنا يجب على الشخص المعد للندوة أن يملك مهارة الاختيار المهم والدقيق للحاضرين.

من أولى المهارات التي يجب أن يتم تعلمها والاستعداد بها أن يكون هناك طريقة مهنية لوضع الاهداف بشكل واضح حتى يتم توصيل العرض من الندوة بشكل تام، ضرورة التأكد من عمل تخطيط لجدول أعمال للحفاظ على أفكار الندوة في صورة جدول الأعمال يقوم على الموضوعات الرئيسية التي يجب مناقشتها في الندوة والتأكد من مناقشة كل جوانبه.


التخطيط وعمل جداول الأعمال الزمني الذي من خلاله سيتم فيه مناقشة كل موضوعات الندوة من أجل أن يكون هناك تركيز قوي كل من مناقشات الندوة وكم من الوقت سيستغرق كل شخص خلال حديثه بالندوة، لذا وضع أجندة دقيقة هي الركيزة الاساسية لعمل ندوة نجاحه كما أن الشخص ذو هذه المهارة لتنظيم الوقت قد يفكر في ارسال أهم نقاط الندوة للحضرين قبل الحضور لتوفير الوقت.


مهارة التخطيط للأفكار الخاصة بالندوة تظهر من خلال وضع الأفكار والطرق الاساسية التي ستسير عليها الندوة وفقاً لمعاير وأهداف وموضوعات الندوة، والتأكد دوماً من عدم إنحراف المتحدثين عن الغرض الاساسي من الندوة، فمثلاً إذا طرح شخص ما فكرة لا تتماشى مع جدول الأعمال الخاص بالندوة بالطبع سيتم تقدير تفكير المتحدث وسيتم الاعتراف بأنها فكرة جيدة ومن الممكن أن يقترح على المتحدث عمل اجتماع مفصل لمناقشة الفكرة، لذا تكمن هذه المهارة في التخطيط الجيد للأفكار، كذلك أن يقوم الأفراد الأساسيين بمعرفة ما هي الأفكار الأساسية التي مخطط لتقديمها خلال الندوة، من ثم يتم جمع كل التعليقات وتدوينها للاستفادة متها فيما بعد، فعلى سبيل المثال في إذا حالة المدير المالي يردي التحدث فيما يخص تكاليف المشروع ، فيمكن جمع تقديرات الميزانية ومعرفة التفاصيل كلها من قبل فهذا سوف يساعد في التحضيرات الاستباقية مع تجنب حدوث أي مفاجأت قد تحدث ويتم حدوث تشويش غير مرغوب فيه.

يمكن أن يساعد مهارة إدارة الحديث أو الأفكار بصورة إيجابية منذ بداية الندوة في أن يتم نشر الشعور بالراحة في المساهمة وتشجيع الحضور على الاستماع الفعال لتحقيق هذا يمكن مراجعة أهداف الندوة وكل تفاصيل جدول الأعمال مع الوضع في الاعتبار تقديم تنبيهات أو عرض كل تعليقات إيجابية حول العمل الذي أنجزه الموظفون مثلاً في الفترة الأخيرة.[1]

أهم العناصر لندوة ناجحة
الوضع في الاعتبار تضمين العناصر الأتية في جدول أعمال أي ندوة:

أن يتم وصف موجز للهدف الأساسي من هذه الندوة.
طرح كل الموضوعات التي سيتم تناولها أثناء الندوة.
عرض من هم المشاركون في الندوة.
من هم المتحدثين الذين سيقوموا بمناقشة الموضوعات.
توضيح ما هو موعد الندوة ومكان أنعقادها.
تحديد ما هي مدة الندوة.
حين يتم توضيح كا عناصر الندوة، فمن المنطقي أن تبقى الندوة في مسارها الصحيح ويمكن توضيح نقاط الندوة الأساسية بشكل أسرع في حالة أن انحرفت المناقشة عن الهدف الرئيسي للندوة.

أنواع الندوات المختلفة
يقوم نوع من الندوات التي يتم استضافتها على ما هو المنتج والصناعة والعملاء المستهدفين كما تشتمل الأنواع المختلفة للندوات التي يتم عملها عادة الأنواع التالية:

أول نوع الندوات العملية.
ثاني نوع ندوات تطوير الذات.
ثالث نوع الندوات الاكاديمية
هذا النوع في الأغلب بستهدف الندوات الخاصة بالشركات الصغيرة أو رواد الأعمال المبتدئين لمساعدتهم على بداية وتحسين شركاتهم وهذا من خلال عرض قصص للمتحدثون يشرحون فيها نجاحهم والتوصية بأهم نصائح مهنية أو استراتيجيات للتطور وقد يتحدثون عن طرق العمل الأساسية المتمثلة في الترخيص والتسويق وغيره.

في الأغلب ما تقوم ندوات التطوير الشخصي بصورة كبير على دعم الحاضرين على تحسين ذواهم وتعلم أعمق عن المهارات المهمة، كما يمكن لهذه الندوات تعلم مهارات المتمثلة في القيادة والتفاوض والتنظيم وهذا لدعم الحضور على النجاح والسير في الحياة المهنية، وقد يتم إستضافة الأشخاص من أصحاب المهارات والخبرات الاساسية في تطزير الشخصيات ليفيدوا الحاضرين بكل ما لديهم من خبرات.



قد يتم إستضافة أغلب هذه الندوات من جانب المؤسسات التعليمية لإرشاد الحاضرين عن الممارسات والمعايير الجديدة بالتعليم، كما يمكن إستضافة بعض الشركات من خلال ندوات عبر الإنترنت لدراسة مثلاً أمور متعلقة بالدراسة الأكاديمية أو قد تستضيف الشركات التي توفر خدمات ومنتجات للمؤسسات التعليمية ويمكن أن تكون هذه الندوات عبر الإنترنت لجذب كل الكوادر التعليمية، كذلك قد تقوم بعض المؤسسات بإرسال موظفيهم إلى هذه الندوات لتعلم مهارة تدريس بشكل جديد أو معرفة منهج دراسي أو تقنية لتعزيز كفاءات التعليم.[2]

خطوات التحضير للندوات
العمل على وضع جدول قوي: أهم جزء بالندوات هو التخطيط المسبق والتحضير بجدول زمني بين كل المعنيين بالندوة والتأكد من حضور كل أعضاء الندوة مسبقًا والتأكد من أن لا يكون لديهم فيه أي ندوة آخرى مجدول مع الوضع في الاعتبار النظر في برامج الجدولة التي قد تجعل من هذه المهمة أسهل.
الإعداد للندوة من وقت مبكر جدًا: منح كل من الحاضرين وفريق الندوة متسعًا من الوقت قبل عقد الندوة للتحضير الجيد والدقيق، فليس من المهني مثلاً تحديد موعد ندوة معينة قبل بضع ساعات فقط من بدايتها، فأن أعطاء كل عضو في الحضور الكثير من الوقت حتى يكون له وقت كافٍ لجمع المواد التي ستناقش، وتحضير العروض التقديمية والتخطيط لطريقة عرضها، إتمام كل المهام المرتبطة بالندوة وفقاً على الموضوعات التي ستطرح، قد يعني هذا بضعة أيام أو بضعة أسابيع قبل الندوة.
وضع خطة للمتابعة: عند التخطيط لأي ندوة، يستلوم التفكير في طريقة متابعة الأهداف التي حددت خلال الندوة وهذا بدوره سيساعد في عمل خطة متابعة للتركيز على هدف الندوة ووضع خطوات قابلة للتنفيذ يمكن تنفيذها بمجرد انتهاء الندوة.
أهمية الندوات
تثقيف الحاضرين: من الفوائد العظيمة للندوات هو التأكدمن أن هدفها سيساعد الآخرين لتعلم مهارة جديدة لتحسين الذات سواء في الحياة الشخصية أو المهنية، يمكن أن يمنح هذا شعورًا مرضيًا بمعرفة أن الشخص سيكون ضيف ذو قيمة وسيفيد الآخرين.

توجيه الرسائل لفئة محددة: بعد أن يستمع الحاضرون ويتعلمون معلومات مهمة بشأن موضوع محدد، ومثل هذه الندوات ستعطي فكرة عن منتجاتك وخدماتك وطرق التواصل مع العملاء مما سيخلق قنوات مميزة مع العملاء المحتملين.


تقوية العلاقات والشراكات المهنية: في الكثير من الندوات الناجة يتم دعوة شركات ذات باع في ذات المجال للتحدث في الندوة وأعطائها قيمة إضافية كما سيساعد هذا في تقوية وجذب المزيد من العملاء المحتملين إلى الشكرة، ويخلق علاقات مهنية معهم